Microsoft Teams asetukset tutuksi: tehokkaat uutiset ja tiedotteet Teamsia käyttäen

Tiimin asetuksiin pääsee kliksauttamalla kolmea pistettä tiimin nimen perässä ja valitsemalla Tiimin hallinta.

Täältä käsin omistajat pystyvät määrittelemään tiimiä keskitetysti.

Ensimmäisellä sivulla on näkymä tiimin jäseniin ja heidän roolien vaihtoon (Omistaja-Jäsen). Toisella sivulla näkee tiimin kanavat ja kuinka monella kanava on suosikkina. Mukava tieto kanavista on myös se, milloin kanavalla on viimeksi ollut jotain toimintaa. Viimeisimmällä sivulla voi hallita botteja.

Mutta keskitytään hetkeksi kolmanteen sivuun, asetuksiin.

Täältä käsin voi muuttaa tiimin kuvaa (suosittelen!) mutta erityisesti kannattaa katsoa mitä oikeuksia jäsenillä on

Suuremmassa ja järjestelmällisemmässä tiimissä (toisin kuin tämä demotiimini) voi olla tarpeen muuttaa ominaisuuksia niin, että jäsenillä ei ole vapaita käsiä tiimien toimintoihin. Teams saattaa toimia yrityksen tai osaston kevyenä intranetinä, tiedotus ja uutiset hoidetaan sen kautta. Halutaan osallistaa yrityksen työntekijät mukaan ja saada aikaan vuorovaikutusta, mutta on tarpeen rauhoittaa edes yksi kanava tiedotteille, uutisille ja muille tärkeille nostoille. Todennäköisesti jossain vaiheessa nämä asetukset muuttuvat kanavakohtaisiksi, jolloin voisi olla vaikka Uutiset-kanava johon vain omistajat saavat kirjoittaa. Mutta vielä sellaista ei ole näköpiirissä.

Silloin voi olla vaikkapa seuraavanlaiset asetukset hyvät:

Näillä asetuksilla varmistetaan, etteivät tavalliset käyttäjät pääse vahingossakaan poistamaan kanavia tai tekemään näkyviä muutoksia kuten muuttamaan välilehtiä. Tämänkaltaiset asetukset eivät sovellu esimerkiksi projektitiimille, koska siellä kaikki henkilöt ovat aktiivisia.

 Kannattaa kiinnittää huomiota tähän uuteen ominaisuuteen

Yleinen-kanavan rajoittaminen tuo ihan uusia mahdollisuuksia yrityksille ja tiimeille hyödyntää Teamsia viestintään. Yleinen-kanava jää tällöin pelkästään virallisille uutisille, tiedotteille, tärkeille asioille jne. Yleinen-kanava on myös kaikilla aina suosikkina jolloin tällä vältetään se ettei kahvipöytäkeskustelut ole tiedotteiden seassa. Kun tämä ominaisuus kytketään päälle saadaan keskustelua ohjattua enemmän muihin, aihepiiriltään oikeampiin, kanaviin.

 Samassa yhteydessä kannattaa tarkistaa myös @maininnat -asetukset.

Aina ei kannata antaa tiimin jäsenille oikeuksia mainita tiimiä, jolloin vältytään turhilta ilmoituksilta tiimitasolla. Tämäkin nostaa silloin uutisten ja tiedotteiden merkitystä ja näkyvyyttä käyttäjille.

Näiden jälkeen omistajan onkin luontevaa luoda tiimilleen uutisia ja tiedotteita. Tärkeisiin tiedotteisiin kannattaa napsauttaa tuo Tärkeää-huutomerkki päälle ja mainita tiimin nimi @maininnalla jotta se tavoittaa mahdollisimman hyvin ja nopeasti tiimiläiset.

 Ota yhteyttä!

Haluatko oppia lisää? Haluaisitko kokeilla Teamsia ohjatusti, miettiä mitkä käytännöt voisivat olla teille parhaat Teamsin ottamisessa käyttöön ja kuinka se tapahtuu? Ota meihin yhteyttä: me autamme teitä hyödyntämään Teamsia ja muita Office 365 työkaluja.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google photo

Olet kommentoimassa Google -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.