Teams intranet: aidosti vuorovaikutteinen intra taskukoossa

Intranet herättää terminä erilaisia mielikuvia ihmisistä riippuen. Joillekin intranet tarkoittaa sitä aloitussivua, joka avautuu kun työpaikan valittu selain avataan. Toisille intranet on ensisijaisesti sähköinen työpöytä. Monet ajattelevat sitä laajemmin: se sisältää viestinnällisen sivuston lisäksi työtilat, työkalut, tiedostosijainnit ja taustajärjestelmät joita työssä tarvitaan (esimerkiksi laskutus, CRM, tuotannonohjaus, projektinhallinta).

Tarpeet ja tavoitteet

Organisaation tarpeet ja tavoitteet ovat ensimmäinen askel kun pohditaan sitä, miten viestintää tullaan toteuttamaan. Tuoko intranetin aloitussivu esille ennen kaikkea yrityksen brändin ja olemuksen? Nostetaanko ytimeen viimeisimmät tiedot (uutiset, dokumentit, ohjeet, organisaatiotiedot, tehtävät)?

Onko vuorovaikutus ja paikkariippumattomuus tärkeää?

Onko tärkeää että uutiset on kategorisoituja ja kohdennettuja? Entäpä tehtävienhallinta? Onko pääpaino sillä, että tiedetään mitä organisaatiossa tehdään ja ollaan ajan tasalla – asemasta riippumatta?

 Vuorovaikutus ja helppous

Kun organisaatio asettaa tavoitteeksi ja tarpeeksi vuorovaikutuksen lisäämisen, nousee keskustelu tärkeään osuuteen. Keskustelun ja vuorovaikutuksen tulee olla vaivatonta, helppoa ja hauskaakin, jotta ihmiset haluavat osallistua siihen. Paikkariippumattomuus ja liikkuva työ nostaa tärkeäksi sen, miten mobiilikäyttö on aidosti mahdollista. Monessa organisaatiossa arvostetaan myös sitä, että asiat voidaan hoitaa mieluiten yhden käyttöliittymän kautta, jolloin työntekijöille on paljon selkeämpää mihin ja miten työkaluja tulee käyttää.

Ketterä intranet taskussa

Onko teidän tärkeimmissä intranetin tavoitteissa ja tarpeissa seuraavia asioita?

  • Ajan tasalla pysyminen
  • Yrityskulttuurin luominen
  • Vaivaton ja intuitiivinen vuorovaikutus
  • Käytön helppous ja selkeys
  • Paikkariippumattomuus ja toimiva mobiilisovellus
  • Läpinäkyvyys tekemiseen
  • Pääsy sisältöön (ohjeet, videot, dokumentit, keskustelut) yhdestä työkalusta
  • Mukautuvuus muuttuviin tarpeisiin
  • Hauska käyttää

Organisaatiolle on myös vaatimuksia, jotta uudenlainen intranet saavuttaa tavoitteensa

  • Johto sitoutuu uuteen tapaan tehdä töitä
  • Johto toimii esimerkkinä ja on aktiivisesti mukana
  • Vuorovaikutus on tärkeää: työntekijät voivat vaikuttaa läpinäkyvästi
  • Tarpeet ennen tyyliä: ei täyttä yrityksen brändiä aloitussivulla
  • Halu ja tahto kehittää toimintaa ja olla innovatiivinen

Mikäli tarpeet ja tavoitteet osuvat lähelle, voisi uudenlaisen intranetin ratkaisussa ytimenä olla Microsoft Teams. Kollegani Matti Paukkonen kirjoitti mainiosti pohdintaa aiemmin aiheesta: Voisiko Teamsilla rakentaa intranetin.

Vaikka Microsoft Teams on vielä suhteellisen nuori tuote Microsoftin tarjoomassa, on se ottanut jo nyt paikkansa ryhmätyön ydintuotteena. Teamsiin on saatavilla myös Microsoftin toteuttama erittäin hyvä mobiilisovellus joka, kuten itse Teamskin, kehittyy jatkuvasti paremmaksi ja monipuolisemmaksi. Teams tarjoaa käyttöön myös hauskuutta (hymiöt ja gifit), joilla voi erinomaisella tavalla luoda yrityksen toivomaa tunnelmaa ja saada ihmiset osallistumaan yrityksen kulttuurin luomiseen ja kehittämiseen. Toisin kuin perinteinen intranet, Teamsissa käyttäjät osallistuvat viestintään ja luovat sisältöä aktiivisesti. Yrityskulttuuri kehittyy Teamsin avulla sekä alhaalta ylöspäin, että ylhäältä alaspäin ja tämä mahdollistaa aidon vuorovaikutuksen.

Intranet on yhteisillä toimintatavoilla työskentelyä yhdessä, yrityksen kulttuurin kehittämistä ja ajan tasalla pysymistä! Ryhmätyötä parhaimmillaan!

Käytännössä intranetin käyttö alkaa avaamalla Teams-sovellus, eikä jokin tietty sivu selaimessa. Oikein suunniteltuna Teams tarjoaa käyttäjälle fiksussa muodossa uutiset ja tiedotteet, joista hänen tulisi olla tietoinen, sekä dokumentit, ohjeet, videot ja kaiken muun sisällön, mitä usein tarjoillaan perinteisen viestinnällisen intranetin kautta.

Miten Teams-intranet eroaa perinteisestä?

Erona perinteiseen viestinnälliseen intranetiin Teams nostaa kommunikoinnin muiden työntekijöiden kanssa kaiken sisällön edelle: mahdollisuus keskustella uutisista, tapahtumista ja työstä on oletuksena esillä (ja mobiilisovelluksessa taskussa). Tämä lisää vuorovaikutusta ja työntekijöiden mahdollisuutta vaikuttaa asioihin ihan uudella tavalla.

Läpinäkyvyys tulee luonnostaan mukaan tekemiseen.

Lisäksi Teams mahdollistaa toimimisen yhden työkalun kautta, joka helpottaa käyttäjien oppimista. Teams sisältää keskustelujen, välilehtien, tiedostojen, muistiinpanojen, kyselyiden ja muiden ominaisuuksien lisäksi myös online-kokoukset.

Hyödyntäen Teamsia päästään myös usein toteuttamaan se tavoite, mistä monet yritykset unelmoivat: erityisesti sisäisen sähköpostin todellinen vähentyminen. Käyttökokemukset osoittavat, että kun tämä työkalu on ajettu sisään organisaatioon ja käyttäjille on selvää mitä hyötyjä tämä heille tuo, sähköpostin määrä vähenee viestinnässä, tiimikohtaisesti, projekteissa ja loppujen lopuksi myös osa ad-hoc tarpeista hoidetaan Teamsin ryhmä-, tai yksityisviesteillä. Samalla kun läpinäkyvyys ja vuorovaikutus lisääntyy, ihmiset kommunikoivat enemmän asioita Teamsin kautta sen sijaan, että ensimmäinen ajatus olisi perinteinen ”lähetänpä sähköpostia”.

Uudenlainen intranet luo myös ihan erilaisia mahdollisuuksia lomakkeiden (Microsoft Forms) upottamiseen osaksi Teamsia, bottien hyödyntämiseen osaksi tietotyötä, Power BI -raportit yms. Tärkeää on kuitenkin muistaa, ettei aloita liian monimutkaisesti vaan rakentaa tarvelähtöisesti toimivan ympäristön, jolloin myös käyttäjille kokonaisuuden omaksuminen on helpompaa.

Koska Teamsia on helppo mukauttaa, voidaan tarpeiden muuttuessa tuoda työntekijöille uutta informaatiota helposti esimerkiksi välilehtien avulla. Teamsin käyttö intrana vaatii kuitenkin organisaatiolta sitoutumista uudenlaiseen lähestymiseen ja toimintatapaan. Mikäli organisaationne tarpeet, koko ja tahtotila uudenlaiseen vuorovaikutteiseen ja mobiiliin työskentelyyn kohtaavat Teamsissa, kysykää meiltä tästä lisää!

Tyytyväisiä asiakkaita on jo nyt

Tämä ei ole vain korkealentoista visiota. Meillä on ollut jo ilo olla asiakkaiden kanssa toteuttamassa Teams-lähtöisiä ratkaisuja – myös intranetia. Asiakkaat arvostavat erityisesti uudenlaista tapaa viestiä, sähköpostin pitämistä minimissään, kaikkien työntekijöiden läpinäkyvää osallistamista, paikkariippumattomuutta, mobiilikäyttöä ja yhden työkalun ratkaisua.

 Haluatko oppia lisää?

Haluaisitko kokeilla Teamsia ohjatusti ja miettiä, mitkä käytännöt voisivat olla teille parhaita Teamsin käyttöönottamisessa? Ota meihin yhteyttä! Me autamme teitä hyödyntämään Teamsia ja muita Office 365 -työkaluja.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google photo

Olet kommentoimassa Google -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.