Dokumenttikirjastot ja metatiedot

#TeamsTorstai huomauttaa tänään, että Teamsin ja SharePointin dokumentinhallintaa ei pidä ajatella erillisinä asioina. Dokumentti ei välitä siitä, mistä kautta sitä katsotaan tai muokataan. Metatietoja ei voi Teamsin tiedostojen oletusnäkymän kautta muuttaa, mutta mikään ei estä tuomasta dokumenttikirjastoa osaksi tiimiä. Välilehdellä nimittäin voi muokata tiedostojen metatietoja. Videosta näet kuinka se tapahtuu käytännössä!

Tiimille voidaan tuoda useita dokumenttikirjastoja samaan digitaaliseen työhuoneeseen (välilehdet!). Kun oikeudet ovat kunnossa, pääsevät tiimiläiset käsiksi tiedostoihin ja voivat muokata niitä, vaikka ne sijaitsevat jossain muualla.

Videon lopussa näytetään, miten toisaalla oleva dokumenttikirjasto tuodaan osaksi tiimin käyttöliittymää. Samalla on hyödynnetty näkymää, joka näyttää tiimille vain ohje-dokumentit kyseisestä kirjastosta. Käytössä on hallitut metatiedot kuten “perinteisissäkin” dokumentinhallintaratkaisuissa SharePointilla. Tiimi voi myös vaihtaa näkymää, käyttää suodatinta tai hakea kirjastosta suoraan välilehden sisällä.

Nostamalla eri kirjastot ja hyödyntämällä näkymiä voidaan tiimiläisiä auttaa löytämään kaikki tarvittavat dokumentit ja kirjastot. Ne ovat heti osana hänen tiiminsä työympäristöä. Joko kokeilit?

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.