Useiden dokumenttikirjastojen hyödyntäminen Teamsissa

#TeamsTorstai jatkaa dokumentinhallinnan kanssa. Teamsin Tiedostot-välilehteen voidaan linkittää myös muita dokumenttilähteitä kuin kanavan oma kansio. Sen yhteyteen voi lisätä toisia SharePoint-kirjastoja tai vaikka Google Driven tai DropBoxin kansion.

 

Tiedostot ja kansiot ovat käytettävissä yhden ja saman Tiedostot-sivun kautta. Tämä helpottaa tiedostojen käyttöä ja uusien työkalujen omaksumista, kun kaikki käyttäjien tarvitsemat tiedostot ovat käsillä samassa paikassa: ne ovat vain omissa kansioissaan.

 

Ulkopuolisten pilvitallennuspaikkojen käyttö mahdollistaa yhteisten tiedostojen käytön myös sellaisten tahojen kanssa, joita ei haluta päästää Teamsiin. Koska kanavakohtaisia oikeuksia ei ole vielä (tämä työn alla Teams-tiimillä!), voidaan tiimiin luoda esim. DropBoxin avulla tila, jossa alihankkijat lukevat ja muokkaavat dokumentteja.

 

Haittapuolia on, että Teamsin käyttäjien on vaikeampi hahmottaa missä tiedostot ovat,  esimerkiksi tiedostojen synkronointia varten. Tämä ei mahdollista myöskään metatietojen muokkausta näkymässä tai eri näkymien käyttöä. Mobiilikäyttäjät eivät näe näitä linkitettyjä sijainteja lainkaan.

 

Jos lisäätte esim. DropBoxia tai Google Drivea, muistakaa sallia popup-ikkunat kirjautumista varten.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google photo

Olet kommentoimassa Google -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.