Kuinka saat vieraana tiimin tiedostot kätevästi hiiren ulottuville

Teamsin vieraskäyttö on erittäin kätevä ominaisuus, jota kuitenkin rasittaa tunnettu hitaustekijä: organisaation vaihtaminen ei ole kovinkaan ripeää (vaikka siinäkin on parannusta tapahtunut). Useimmiten neuvonkin paljon vierasorganisaatiota hyödyntäviä käyttämään esimerkiksi eri profiileja Chrome-selaimessa jolloin on mahdollista olla aktiivinen useassa eri organisaatiossa samanaikaisesti. Tämä mahdollistaa monta eri Teamsin toimintoa – paitsi kokoukset. Asia mikä tämän kanssa voi tulla eteen, on ikkunoiden paljous, Chromen resurssit.. tai koneen heikkotehoisuus vastaamaan Chromen pyyntöön.

Useimmiten teemme töitä asiakkaiden ympäristössä keskustelujen lisäksi tiedostojen kanssa. Tiedostojen vuoksi ei ole tarpeen availla useita eri Chromeja pyörittämään prosessorin tuuletinta. Vanha tuttu OneDrive tulee tässäkin apuun: on mahdollista synkronoida myös vierastiimin tiedostot omalle koneelle.

OneDrive – Office 365:n tiedostosovellus

Pohjavaatimuksina vieraana tiedostojen synkronoinnille on mm.

  • Käytät uutta OneDrive-sovellusta
  • Files on Demand on suositeltua olla päällä
  • Käytät Windows Insideria. B2B synkronointi on esiversiossa.
  • Vierasorganisaation tiedostojen sykronointia ei ole estetty
  • Ulkoinen jakaminen tulee olla sallittua (koska olet vieraana tiimissä tämä vaatimus on jo täytetty)
  • B2B Sync sisältää muutaman muunkin vaatimuksen joita Admineiden/ITPro-osaajien on hyvä käydä lukaisemassa.

Teamsin tiedostokirjastojen/kansioiden lisäksi B2B Sync mahdollistaa myös muilla tavoilla jaettujen SharePointin kirjastojen sekä SharePointin & OneDrive kansioiden synkronoinnin.

Synkronoidaan!

Siirry vierasorganisaation tiimiin, jonka kirjaston / kansiot haluat synkronoida. Se tapahtuu avaamalla tiimin kanavan kansio SharePointissa.

Tämän jälkeen itse käytän parhaana käytäntönä koko kirjaston synkronointia, sen sijaan että synkronoisin yksittäisen kanavan (kansion). Tämä helpottaa tiimin kaikkiin tiedostoihin käsiksi pääsemistä. Joten siirry kirjaston juuritasolle.

Valitse Synkronoi ja anna OneDriven aloittaa synkronointi

Tiedostot löytyvät tässä vaiheessa omalta levyltä. Itselleni tiedostot synkronoituivat kahdella eri tavalla

  • Osa ilmestyi sen OneDriven tunnuksen alle, joka oli vieraana aloittanut synkronoinnin
  • Useampi muodosti vierasorganisaation nimen mukaisen OneDriven instanssin jonka alle kirjastot synkronoitiin.

Tämä osuus vaatii siis vielä hiukan tutkimista. Mutta kummassakin tapauksessa synkronointi toimi – loppukäyttäjälle tämä saattaa vaatia hiukan päänraapimista mikäli osassa tiedostot synkronoituvat eri rakenteeseen. Koska tämä on vasta esiversiossa on hyvä ottaa mukaan ”edelläkävijä”-asennetta jos otat tämän käyttöön.

Synkronoinnin lopettaminen

OneDriven synkronointi on kaksisuuntainen: mikäli tiedostot ja kansiot vain poistaa omalta levyltä tapahtuu niin että ne poistetaan (oikeuksien puitteissa) myös tiimistä. Synkronointi onkin purettava hallitusti ottamalla kyseisen tunnuksen OneDriven asetukset auki ja valittava sieltä kohteelle Stop Sync, jonka jälkeen tiedostot voi poistaa omalta levyltä turvallisesti.

Mikäli et osaa purkaa OneDrive synkronointia hallitusti, opettele se ennen synkronoinnin käytön aloitusta!

Kun OneDrive synkronointi on käytössä (niin omasta kuin vierasorganisaatioistakin) tulee tiedostojen kanssa työskentely jonkin verran helpommaksi, erityisesti tehokäyttäjille.

(PS. siitä huolimatta että yhden kanavan emoji ei näy oikein synkronoidun kansion nimessä ovat tiedostot kuitenkin paikoillaan kuten pitääkin).

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google photo

Olet kommentoimassa Google -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.