Office 365 -tiedostot ja offline käyttö mobiililaitteella: tiesitkö tämän?

Kannettavalla Office 365 tiedostojen mukaanotto on erittäin vaivatonta: OneDriven avulla synkronoidaan tiedostot mukaan paikalliselle levylle ja merkataan ne säilytettäväksi aina koneen levyllä. Tämä on se tapa, jota itse käytän aktiivisesti ➡ tiedostot ovat Surfacessani mukanani esimerkiksi junamatkalla tai lentokoneessa.

OneDrive (Files on Demand) mahdollistaa vaikka koko työtilan synkronoimisen koneelle niin, että voin valita mitä haluan pitää aina mukanani ja mitkä ovat käytettävissä vain online-yhteydessä. Itseasiassa käytän tätä usein niiden työtilojen kanssa joissa teen aktiivisesti töitä, koska se helpottaa esim. liitteiden tallennusta Outlookista suoraan tiimiin.

Mobiililaite toimii hiukan eri tavalla

Tableteilla ja puhelimilla, Android & iOS, on tehtävä yksi steppi enemmän valmisteluita jos haluaa vaikkapa muokata tabletin avulla Office-dokumenttia lentokoneessa (eli offline-tilassa).

Se ylimääräinen askel on , että

mobiililaitteella on tiedostot avattava ainakin yhden kerran online-yhteydessä

jotta ne voi avata mobiililaitteen Office-ohjelmalla. On helppo vain valita tiedostot ja kansiot mitä haluaa mukaan, mutta mikäli ne on tarkoitus avata esimerkiksi Wordissa tai PowerPointissa offline-tilassa pitää muistaa käydä kaikki tiedostot lävitse ja avata ne sillä laitteella jota aikoo lentokoneessa käyttää. Tämä on helppo unohtaa.

Mobiililaitteiden OneDrive mahdollistaa tiedoston ja hakemistojen offline-synkronoinnin siinä missä kannettavankin. On kuitenkin hyvä muistaa, että synkronointi on laitekohtainen – valitset erikseen ne tiedostot ja hakemistot mitä haluat mukaan esimerkiksi tablettisi.

Tähän ongelmaan on myös toinen helppo ratkaisu: ostaa lentomatkalle internet-yhteys. Mutta mikäli internet-yhteyttä ei ole tarjolla, tai siitä ei halua maksaa, on syytä pitää mielessä offline-käyttöön valmistautuminen ja käydä viimeistään viimeistään lentokentän wlanissa avaamassa dokumentit. Samallahan niiden viimeisin versio tulee synkronoitua mukaan.

Microsoftin tukiartikkeli tästä aiheesta.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google photo

Olet kommentoimassa Google -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.